با توجه به گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات سبب بوجود آمدن اتوماسیون اداری شد. دفترهای حجیم اندیکاتور را به یاد آورید. دفترهایی که بعلت متفاوت بودن کاربران با چند دست خط متفاوت و گاها ناخوانا نوشته میشد. شرکت تدبیر تراکنش ایرانیان با توجه به دستور مدیریت( مهندس مقدسی ) مجموعه بر آن شد که در جهت صرفه جویی در زمان،مصرف کاغذ(جهت حفظ محیط زیست) و سرعت بخشی به انجام کار و مزایای بسیار در این باب اقدام به راه اندازی اتوماسیون اداری با همکاری شرکت فراگستر کند که به لطف خداوند این مهم تحقق یافت
در ذیل به برخی نکات در مورد سامانه اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت.
صرفه‌جویی در سازمان با اتوماسیون اداری
آیا با حجم اطلاعات امروزی و سرعت گسترش فناوری اطلاعات و همچنین با فراگیر شدن ارتباطاتی از طریق ایمیل یا پیامک امکان ادامه کارها به طریق سنتی میسر است؟
اتوماسیون اداری در چنین فضایی به کمک ما آمد، با استفاده کمتر از کاغذ هم کمک بزرگی به محیط زیست کرد و هم فضایی را که قبلا در اشغال زونکن‌ها و دفاتر بود به ادارات و سازمان‌ها بخشید. پیگیری مکانیزه داده‌ها و کارها، سرعت را در سازمان چند برابر کرد. هم‌اکنون با کمک اتوماسیون‌ها امکان جستجو حتی برای اسنادی که سالها از زمان ایجادشان گذشته است ، براحتی زدن یک کلید میباشد.
با تمام مزایایی که از اتوماسیون اداری ذکر شد یک نکته نیز حائز اهمیت است. با توجه به رشد لحظه‌ای فناوری باید اتوماسیون اداری ایی را انتخاب کنیم که همواره پهلو به پهلوی گسترش فناوری گسترده‌تر شود و قابلیت بروزرسانی با سیستم‌های جدید را دارا باشد.
فراگستر در کنار طراحی بروز، سیستم اتوماسیون اداری خود را براساس مدیریت فرایندها نیز پیاده‌سازی میکند. این دو سیستم در کنار هم میتوانند نیاز هر سازمان و شرکتی را پاسخگو باشند.
امکانات اتوماسیون اداری فراگستر
با داشتن این اتوماسیون اداری میتوانید بخش هایی مانند درگاه سازمانی ،تقویم روزانه ، برنامه ریزی روزانه ، دفترچه تلفن ، مدیریت جلسه ها ،ارجاعات الکترونیکی ، یاد آوری کارها ، مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه ، و حتی مدیریت فرایند کسب و کار را در همه زمانها و تنها با وصل شدن به صفحه شخصی خودتان داشته باشید.
محیط حرفه‌ای این اتوماسیون برای مدیران محیط امنی محسوب میشود که حتی مدیران نکته‌بین و ریزبین را راضی میکند. مدیران در این محیط با تعریف سطوح کاربری مختلف میتوانند رفتار هر یک از کاربران ، میزان استفاده و کارکرد آنها ، و حتی ورود و خروج آنها را مورد ارزیابی قرار دهند. گزارش‌گیری در این سیستم در هر کجای کار که باشید تنها چند دقیقه وقتتان را خواهد گرفت. مشاهده میکنید که تنها یک اتوماسیون اداری تا چه اندازه از زمانهای شما را ذخیره خواهد کرد. طبق بررسی محققان اروپایی در یک سیستم سنتی تنها ۳۰ درصد کار مفید انجام میشود و ۷۰ درصد وقت تمامی اعضای سازمان تلف میشود.
